一、会务服务人员提前30分钟到位
组织一次会议，会前准备到位是关键，只有会前准备充分，才能保证会议的顺利召开。会前的准备工作是由若干细节组成的，在做会前准备工作前，就要充分考虑各个细节，并根据考虑到的细节制定好会务工作方案。但是，百密一疏，即使再紧密的部署，往往一些细节还是会出现瑕疵，例如在新旧年份交替的时候，会标制作的时候，往往会习惯性的打上旧年的时间，再比如会议通知的发放、座次的安排、资料的发放、会场的布置等等，要把这些细节上的内容都要安排到人、责任到人。所以，我院规定办公室会务保障人员必须提前三十分钟到达会场，仔细检查音响设备、视天气情况提前开启空调、会议中每隔30分钟添加一次开水等，有效降低了服务工作对会场秩序和会议氛围的影响，便于维护严谨的会场秩序、严肃的会场氛围。
二、技术外包人员全程到位
办公室规定技术外包人员在会议开始后20分钟内不得离开会场，20分钟以后到隔壁技术室全程监控服务会场，不得离开。做好会中服务，要对细节细心观察，只有把握好每一个细小环节，才能使每一次会议开得井然有序，同时也要防止发生突发性情况。如今年3月初，省院开展《控辩双方职责定位及相互关系》网络讲座，我院按照规定正常参加，会前音响一切正常，会议开始十几分钟以后，音响突然没有了，技术人员立即紧急排查，但是没有找出问题，院办公室立即向市院办公室和市院监察室报告，得到市院批准后立即转移会场，完满完成了这次培训工作。
三、会后整理工作到位
会议结束以后的整理工作特别重要，我院规定，会务工作人员要在会议结束10分钟以后方可离场，要及时将会议记录、会议资料等进行整理，同时关闭所有音响设备、空调、灯光、门窗，及时整理好会场，这样做的好处是保证会务工作善始善终，避免设备不关闭带来浪费，又保证该会场及时再次使用。如去年冬天一天下午开会，结束时间很晚，会务人员自行离场，导致会场的所有设备、空调一夜没有关闭，这一细节上的疏忽，给单位带来了浪费也给办公室带来负面影响。
